Como realizar los "Striptease" de tu organización
Los organizadores del evento de inmediato se acercaron al hombre y amablemente lo retiraron del salón para interrogarlo respecto a su identidad y el motivo de su presencia en ese lugar.
–Me invitaron ustedes. –Aseguró el hombre exhibiendo la tarjeta de invitación.
–¿Es Ud. empresario?
–Bueno, tengo un pequeño puesto de comida típica de mi país, así que he traído algunas empanadillas como gratitud por su gentil invitación. ¿Las traigo ahora?
Aunque parece de chiste, esta anécdota es real. Evidentemente había un fallo en la base de datos de los empresarios invitados. Apenas un detalle, pero marcó aquel evento, dejó en evidencia a la organización, despertó sospechas sobre su seriedad y, lo que es peor, puso en riesgo el objetivo del encuentro.
La organización de un evento, es como un ”striptease”. Deja a la luz lo mejor y lo peor del que lo realiza. Si la música, las luces, la coreografía y todos los detalles están bien coordinados el espectáculo puede ser inolvidable. Si un detalle falla se puede convertir en una grotesca exhibición de mal gusto.
Si tu empresa u organización debe realizar un evento hay una serie de aspectos que debes tener en cuenta para asegurar su éxito. Si no se cumplen, puede ser contraproducente llevarlo a cabo y sería conveniente no hacerlo. Pero los eventos bien organizados son una potente herramienta de comunicación y marketing. Permiten tener un contacto directo, ameno y ”seductor” con el público objetivo, por lo tanto merece la pena el esfuerzo.
Aunque hay una multitud de detalles y se pueden abordar de diferente forma, te damos las claves elementales:
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Primero y principal: Tener muy claro el objetivo. Sin un destino preciso es imposible arrivar a buen puerto. Es indispensable definir el objetivo. Saber por qué se desea realizar el evento y qué se piensa obtener de él. Será la guía para orientar el resto de las acciones.
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Lo indispensable. Fijar el presupuesto del evento. Éste debe ser acorde a los objetivos. Si tenemos 100 invitados, no podemos servir un catering para 50 por ahorrar.
También es indispensable nombrar responsables del evento. Puede ser una comisión pero debe haber un coordinador general que vele porque todo funcione bien.
Seleccionar los invitados cuidadosamente, ellos son los destinatarios del evento. Debemos tener en cuenta sus gustos, cultura, costumbres y por supuesto, su perfil de edad, sexo, nivel socio-económico, etc. -
Lo básico. PEGAD. Estas son las siglas mnemotécnicas de lo básico de un evento:
Programa – Espacio (lugar, decoración, etc.) – Gastronomía – Ambiente (sonido, temperatura, etc.) – Difusión (publicidad). Si estos 5 aspectos están bien resueltos, tendremos garantías suficientes de que el evento podrá cumplir con el objetivo propuesto.
El Programa debe ser interesante y, por lo general, debe intercalar momentos intensos y relajados. Por supuesto, tiene que estar en absoluta armonía con el objetivo.
El Espacio o lugar seleccionado y su decoración, debe ajustarse al propósito principal del evento. Por ejemplo, para la presentación de una revista urbana, se realizó una fiesta/espectáculo debajo de uno de los puentes de Calatrava en Valencia. Se reforzaba así la idea de una publicación a ”pie de calle”.
La Gastronomía es indispensable. Si no hay suficiente comida o bebida y si no es sabrosa y accesible, habrá descontento aunque todo lo demás sea maravilloso.
El Ambiente debe ser muy agradable y en función del objetivo, como no nos cansamos de repetir. Si habrá músicos en vivo, hay que ver dónde se situarán, si la música será de ambiente se tendrá que tener especial cuidado con la selección y el volumen. El detalle de la temperatura también es importante. Si los asistentes tienen frío o calor se sentirán incómodos y querrán marcharse cuanto antes.
Naturalmente, sin una buena Difusión, no tendremos asistentes y en consecuencia nada tendrá sentido. La invitación y promoción del evento debe seducir para que los invitados no quieran perderse el acontecimiento. -
Lo Plus. Creatividad inteligente. Hasta el punto anterior tenemos garantías suficientes de que todo irá bien. Pero si queremos que el evento resulte realmente inolvidable, impactante y que el objetivo se cumpla sin lugar a dudas, debemos añadir CREATIVIDAD en todo. Pero no de la gratuita sino de la inteligente, de la que aporta al objetivo.
La pregunta clave es ¿Cómo podemos hacerlo diferente y que aporte al objetivo? Quizás surjan ideas como la de una invitación que sea un chupa-chup enorme. O que el catering de una empresa de informática forme una gran figura de ordenador y cuyos pixeles sean los canapés. O que todo sea un gran barco pirata, con camareros con parche en el ojo y pata de palo. Así, seguro que nuestro evento dará mucho que hablar y cumplirá los objetivos propuestos.
¿Qué es mucho trabajo? Por supuesto. Lo ideal es contratar a una empresa profesional, pero estas pautas te dan las claves para saber lo que debes exigir, o lo que debes tener en cuenta si tu organización debe hacer un ”striptease” y seducir al público objetivo.
