3 Paraguas. La Clave del Buen Protocolo

El Rey Don Juan Carlos al llegar al aeropuesto del Prat, en Barcelona, fue recibido por una lluvia torrencial precisamente antes de bajar del avión. Los responsables de protocolo tenían todo previsto… menos la lluvia. Se encontraron con que disponían de dos paraguas pero tenían tres personalidades: El Rey, Jordi Pujol y Constantino de Grecia. Y ahora ¿qué?

El nerviosismo del personal de protocolo era evidente. ¿De dónde sacar un paraguas? ¿A quién dejar sin resguardo? ¿Es que nadie había visto los informes meteorológicos? Un miserable paraguas estaba provocando una situación incómoda para todos. ¿Cómo se resuelve un caso así?

El protocolo, tan denostado en ocasiones, en realidad es una magnífica herramienta para hacer todo más fácil para todos. Especialmente ahora, que muchas empresas españolas actúan como anfitriones o visitantes de empresas de otros países, estar familiarizados con el correcto proceder es una gran ayuda para evitar sobresaltos, malentendidos y, sobre todo, para favorecer las buenas relaciones que generan buenos negocios.

¿Cuáles son los principales puntos que debemos tener en cuenta al prepararnos para recibir una visita del extranjero?

1. Lo primero y principal, siempre es informarnos de las costumbres, gustos, preferencias y particularidades de nuestro visitante. Esto nos permitirá planificar actividades afines, organizar menús apropiados, etc. Es clave para evitar situaciones incómodas a las que se llega en ocasiones por desconocimiento, aunque se hagan con la mejor intención.
   Por ejemplo, una empresa española había preparado un magnífico aperitivo y cena a base  de jamón de bellota y mariscos de la mejor calidad para sus invitados. Mientras transcurría la cena, notaban que ninguno de sus visitantes consumían ni uno ni otro. Finalmente uno se atrevió a preguntarle a una de las visitas si no les gustaba la cena. El visitante amablemente le explicó, que los judios no consumen ni carne de cerdo ni mariscos. De esta manera, la cena más extraordinaria para un español, resultaba casi un ayuno obligado para sus visitantes. Si los responsables del protocolo se hubieran informado, hubieran evitado esta incómoda situación para sus homenajeados.
2. Coordinar, con la mayor antelación posible, con los responsables de protocolo de la otra parte. Fijar las fechas, acordar los principales puntos del programa, etc.
3. Recepción en el punto de llegada –aeropuerto, puerto, terminal, etc.– y traslado y acompañamiento al lugar donde se ha de hospedar. Si no se conoce a la/s persona/s que llegan, se debe tener preparado un cartel con sus nombres, o el logotipo de la empresa, o algún tipo de señal para poder ser identificado con facilidad. Dependiendo de la categoría, también será necesario contar con asistentes para el traslado de las maletas que, idealmente, deben ser llevadas en un coche independiente del que traslade al visitante.
4. Obsequio en el hospedaje. En el hotel, o en el sitio donde se ha de alojar, es de muy buen gusto ofrecerle un regalo corporativo o un obsequio típico de nuestro país y una guía de la ciudad. El presente se enviará a la habitación con la tarjeta del anfitrión y unas breves palabras de bienvenida.
5. Programación prevista. Las actividades que se han de realizar, es bueno que el visitante las tenga por escrito al llegar al alojamiento, como parte del ”pack” de bienvenida. Es conveniente incluir, además de la programación de trabajo, actividades culturales y/o lúdicas. Por ejemplo, una cena con un espectáculo típico incluido. Una visita a un lugar relevante de la ciudad. En Valencia sería oportuno visitar la Ciudad de las Artes y las Ciencias. En Madrid, el Museo del Prado. En Barcelona La Sagrada Familia, etc. También, si es preciso, se debe indicar el tipo de vestimenta apropiada para cada ocasión.
6. Programación paralela para la/el acompañante. En las ocasiones en que la visita viaja acompañada por su esposa/o u otro acompañante, es conveniente contar con un programa paralelo para ella/él. Para ello, será muy útil aplicar el primer punto, así la programación se realiza en función de sus intereses, si le gusta la pintura, se proyectarán visitas a museos pictóricos, talleres conocidos de particular interés, etc. También es conveniente informarle sobre la vestimenta apropiada.
7. Libertad. En ocasiones, puede ser tanto el esmero por atenderlos constantemente, que se convierta en un agobio. Por lo tanto hay que planificar tiempos libres para que el visitante haga lo que le apetezca sin el rigor de un programa preestablecido.
8. Afinidades. Si se realiza una recepción en honor del visitante, es conveniente invitar a personajes que estén vinculados al medio al que pertenezca nuestra visita. Así se sentirá especialmente halagado y feliz de encontrarse en ”su ambiente”.
9. Despedida. Al finalizar la visita, se acompañará al visitante al punto de partida y se aguardará con él hasta el momento del embarque.
10. Broche de oro. Para quedar como reyes, sería magnífico enviarle a su lugar de procedencia un álbum recordatorio de su visita, junto al informe de las reuniones mantenidas.

Si tienes en cuenta estas cosas y prevés todo lo que pueda suceder … si pasa esto… o aquello… o si llega a llover, tendrás disponibles tres paraguas, y el Rey no tendrá que resolver la situación, cogiendo del brazo a Jordi Pujol, lanzarse a la lluvia con él, mientras le dice: ”Cómo está el tiempo, lo mismo llueve que hace sol.”