Lo que hace que tus emails ”respiren” Profesionalidad

La media de los ejecutivos españoles dedican más de 2 horas diarias a leer y enviar correos electrónicos según un estudio realizado por Sondea. La mitad de esos correos los consideran irrelevantes para su trabajo, por lo tanto, resultan una pérdida de tiempo.

Es indispensable dar prioridad a unos sobre otros, y aquellos que transmiten profesionalidad suelen ser los que antes se leen. Además, favorecen la imagen del emisor, por eso es muy importante que tus emails transmitan ese toque profesional que hace ganar el respeto, la consideración y la velocidad de apertura de lo que envíes.

Hay cuestiones absolutamente elementales pero que algunas empresas y profesionales aún transgreden. Por ejemplo, no tener emails con el dominio de la empresa. Tener un correo de empresa con dominios generalistas como gmail, yahoo, hotmail, etc. es como recibir a un cliente en las oficinas de la empresa de al lado por no disponer de oficinas propias.

Pero salvando esas cuestiones obvias, las claves de un email que “respira” profesionalidad son éstas:

FIRMA. La firma del profesional o de la empresa debe contener el nombre de la empresa, tu nombre y apellido (no valen siglas, salvo que se te conozca como J.R. de la serie “Dallas”); tu cargo, y la forma de contacto que no sea el email, como el télefono, móvil y web. La dirección no es indispensable, salvo que las características del negocio lo requieran.

Una firma extralarga no está bien vista, así que pon lo que resulte funcional sin extralimitarte. No incluyas, por ejemplo, tooooodas las oficinas. Lejos de aparentar grandeza, transmitirás la sensación de que quieres demostrar lo importante que eres.

ASUNTO. El asunto, al igual que en las campañas de emailing, es muy importante. La diferencia es que en este caso no debes centrarte en llamar la atención, sino en sintetizar lo relevante del contenido del email.

Aunque se trate de un ida y vuelta sobre un tema, procura especificar cuál es la diferencia respecto a los anteriores. Por ejemplo: Asunto 1: Calendario marzo | Asunto 2: Re: Calendario marzo propuestas Laura | 3. Re: Calendario marzo con cambios Laura. Etc.

De esta manera, será más fácil localizar los emails específicos tanto para ti como para tus interlocutores esto ahorrará mucho tiempo. Si todos fuesen “Calendario marzo”, hay que revisar cada uno para saber de qué se trataban.

SALUDO. Demasiado a menudo parece que las buenas costumbres se han perdido. Siempre es conveniente saludar, aunque haya confianza. Un “Hola Jorge…”, “Gracias María…”

Si no existe mucha confianza, con más razón: “Estimado Sr. Pérez.” y se finaliza con un punto, no con una coma. Cuando haya más confianza, sí es posible incluir la coma.

El saludo es una norma de cortesía que no tiene por qué caer en el olvido en los emails. Es un reconocimiento hacia nuestro interlocutor. Había un jefe que jamás saludaba, siempre al grano en sus mensajes: “Prepara el informe para mañana.”, “Reúnete conmigo a las 12:00h en mi despacho”. Y eso, resquebrajaba la moral de algunos de sus subalternos, por exagerado que parezca.

Naturalmente, en un intercambio de emails muy seguidos casi como si de un chat se tratase no es necesario saludar cada vez, pero en todo lo demás, siempre o casi siempre.

TEXTO PRINCIPAL. Dos características importantes:

Síntesis. En el cuerpo del email hay que ser sintético e ir directamente al tema tratado. En los emails profesionales es donde más se aprecia aquel consejo de Baltasar Gracián: “Lo bueno, si breve, dos veces bueno. Lo malo, si poco, no tan malo.”

Moderación. Algunos, para llamar la atención sobre un texto, ESCRIBEN TODO EN MAYÚSCULAS. Hay que recordar que las mayúsculas equivalen a un grito o una subida de voz importante, por lo tanto no es conveniente abusar de ellas salvo en cuestiones muy concretas. Cuando se quiere resaltar algo en el texto conviene utilizar las negritas. De esta manera se evita la carga agresiva que suelen tener las mayúsculas.

Tampoco conviene abusar de los emoticonos (utilizando signos). Sólo son admitidos cuando hay un grado de confianza entre los interlocutores. A veces pueden ser acertados, pero siempre con moderación ;-).

CIERRE. Es importante despedirse adecuadamente de cada persona. Conviene tener una despedida para personas de confianza –ya que quedaría un poco extraño despedirse de un colega con un “Atentamente” o “Saludos cordiales”– y otro más formal para quienes no tenemos esa confianza.

En ese sentido, es mejor elegir un saludo y utilizar siempre el mismo. Esto tiene una razón psicológica curiosa. Al despedirnos siempre igual, le damos la sensación a la otra persona que nos conoce porque sabe nuestro estilo de despedida y le transmitimos mayor confianza.

RESPONDER. Los correos profesionales siempre hay que responderlos a la mayor brevedad (máximo 48 h).

Si hemos recibido un correo dirigido a nosotros y era para otro departamento, lo debemos derivar de inmediato a quién corresponda. En su defecto, responderlo indicando a quién o a qué departamento se debe dirigir el remitente. De lo contrario, no habrá respuesta y eso es nefasto para la imagen de la empresa.

ADAPTACIÓN. Cada vez más la correspondencia es internacional, en ese caso, es importante tener en cuenta las diferencias culturales y linguísticas para evitar malos entendidos y situaciones embarazosas.

Por ejemplo, si estamos organizando un evento en Argentina, y nos han enviado un casting de azafatas para que estén en el stand, quedaría muy mal que respondamos que “vamos a coger a las azafatas 3, 6 y 7”, ya que los argentinos entenderían que “vamos a hacerle el amor a las azafatas 3, 6 y 7”.

Aunque ellos –después de reírse un buen rato– sabrían lo que en realidad querían decir “los gallegos”, es mejor especificar que “vamos a elegir a las azafatas 3, 6 y 7”.

CUIDADO AL RESPONDER. Finalmente algo que puede dar a muchos equívocos, es mirar bien quién nos ha enviado el email y a quienes. Ya que si nos han puesto en “copia”, y seleccionamos “responder a todos”, nuestro mensaje les llegará a todos los que estaban incluidos. Y no sería la primera vez en que se le conteste al compañero que nos envió el email –con copia a los demás– diciendo: “estos de la empresa X no se enteran de nada”, o “has visto qué bueno estaba el moreno (o la morena), de marketing, me la comería a besos”.

En resumen, adquiere un estilo profesional y repasa muy bien todos los aspectos antes de darle al “Enviar” para que tus emails realmente “respiren” profesionalidad.