7 Errores que no puedes cometer en la Organización de un Evento

El éxito de un evento depende de toda una serie de elementos que hay que tener en cuenta si somos los organizadores o todo el esfuerzo puesto hasta el momento puede irse por la borda.

No informarse bien, no supervisarlo todo correctamente, no prestar atención en los detalles… son muchos los factores que hay que controlar. Si recordáis, hace ya dos años y pico (como pasa el tiempo…), ya os dimos las claves para organizar un evento, así que ahora os recordamos un poco el tema, pero desde el punto de vista contrario, contándoos cuáles son los 7 errores que no podéis cometer en la organización de un evento.

Si quieres asegurarte el éxito de tu evento, ten en cuenta los siguientes puntos y así no tendrás dolores de cabeza innecesarios, sino felicitaciones por un buen trabajo.

1. Lugar inadecuado, momento inadecuado: A la hora de elegir el lugar de la celebración no se trata sólo de saber el número de invitados y si habrá espacio para todos, sino también la facilidad de acceso o la seguridad de la zona. No querrás que tus invitados se pasen horas dando vueltas para aparcar y acaben desistiendo ¿Verdad?
2. Dejar todo para el último momento: Trata de planificar al detalle lo que será el día del evento. Piensa en todo aquello que será necesario, sin obviar ningún detalle en los preparativos. Cuanto más completos sean tus “ensayos” del evento mejor saldrá todo el gran día. Hazte tablas y listas con todo lo necesario, de ese modo todo saldrá como esperas, y cualquier imprevisto podrás solventarlo rápidamente.
3. Confiar en que Murphy no te traicionará: Como decía la famosa Ley de Murphy, “si algo puede salir mal, saldrá mal”. Si quieres que tu profesionalidad no quede en entredicho, ten siempre un plan B preparado. Por ejemplo, si tu evento es al aire libre ten preparada alguna carpa o similar por si el tiempo decide cambiar a última hora.
4. Tirar de enchufe para ahorrar en costes: Organizas un evento para ejecutivos de carácter internacional, y resulta que ningun@ de los camarer@s, ni azafat@s, ni nadie del personal habla idiomas. Sólo de pensarlo te entran escalofríos ¿verdad? Hoy en día hay agencias de azafatas que forman a su personal en protocolo, relaciones públicas, comunicación… Y que les exigen un mínimo de idiomas. No escatimes en este aspecto contratando a voluntarios o conocidos, ya que puedes pasar del éxito al desastre en cuestión de minutos.
5. Escatimar en palabras y perder en invitados: Prepara unas invitaciones con todo lujo de detalles. Si tu invitado sabe de antemano todo lo que le interesa le harás la vida más fácil y seguro asistirá a tu evento: información necesaria para el viaje, vestimenta adecuada (si es necesario), hora de inicio, zonas de aparcamiento, accesos… Hasta la minuta con la comida que servirás. No querrás que alguno de tus invitados se quede mirando como come el resto porque es celíaco, alérgico a algo, o porque su religión no se lo permite.
6. Si no te gusta, te aguantas: Algunos eventos pueden constar de varias partes, entre las que se incluyan actividades deportivas, culturales o lúdicas. No te quedes sólo con una opción, ya que todos los invitados no tienen por qué tener los mismos gustos. Ten preparada una alternativa para aquellos que lo prefieran.
7. Ser un cartero de propaganda comercial: Está bien que al finalizar el evento repartas o des la opción de que los asistentes puedan llevarse información en folletos. Pero no es necesario que se vayan a casa cargados de papeles, que muy posiblemente acaben en la basura. Estamos en la era de la tecnología, y si somos un poco inteligentes, una base de datos de invitados del evento nos ahorrará tiempo y dinero en la organización de futuras ediciones o nuevos eventos, y nos servirá para enviarles la información necesaria en formato electrónico, lo que siempre es de agradecer.

Si tienes en cuenta todos estos puntos, tu evento será recordado y seguro que confiarán en ti para futuras organizaciones ;).