6 tips y la ley universal para resultar profesional cuando te intercomunicas

Mensaje 1: Buenos días…

Tras unos minutos, vuelves a mirar el móvil y nada… sigue allí el saludo sin ningún mensaje adicional.

Te preguntas a ti mismo: “Buenos días… ¿Y?, ¿ya está?, ¿eso es todo?, ¿necesitas algo?, ¿a qué viene ese “buenos días” sin más motivo aparente?

Si comentas sobre este fenómeno con otras personas de tu equipo, verás que con mayor o menor frecuencia, a todos nos pasa lo mismo. Incluso, en alguna ocasión también lo hicimos, ya sea porque enviaste el primer mensaje y enseguida te llamó alguien o porque, simplemente, también esperabas la respuesta para poder seguir.

Ser asertivos en nuestra comunicación es más importante de lo que muchas veces creemos. Tanto nuestra imagen personal como la de nuestra empresa se puede ver perjudicada por no seguir protocolos corporativos adecuados e, incluso, llegar a perder clientes por esa falta de tino.

En otros soportes, como el correo electrónico, hemos ido aprendiendo a expresarnos de un modo más adecuado. Por lo general, somos más concretos y breves. Pero en las aplicaciones de mensajería u otras plataformas, aún queda un recorrido.

Como esto también afecta a la percepción que se tiene de tu marca, hoy te traemos algunos tips que te pueden ser muy útiles para transmitir profesionalidad y empatía. Varias organizaciones los están incorporando dentro de sus protocolos de comunicación para todo su equipo.

Sintetiza en un solo mensaje

Seguramente, habrás recibido algunas veces cinco o más mensajes para una misma consulta.
Por ejemplo:

Mensaje 1: Buenos días…
Mensaje 2: Te he enviado por email la propuesta que me habías solicitado.
Mensaje 3: Si quieres el pedido para el viernes necesitamos respuesta mañana por la tarde
Mensaje 4: Dime algo cuanto antes, por favor.
Mensaje 5: Un saludo.

Si nuestro interlocutor no nos tiene en silencio, su móvil estará: ting, ting, ting, ting… con lo molesto que puede resultar. Y ni hablar si está en una reunión.

Siempre es mejor enviar un solo mensaje: “Buenos días. Te he enviado por email la propuesta que me habías solicitado. Si quieres…”

Escribe correctamente

Aquello d k xq es un msje d txto se scribe crto, ya no es válido. Hay que ser sintéticos, sí, pero no escribir con incorrecciones. Digamos que el lema es: breve y correcto.

No redactes para adivinos

“Podrías traer…”, “Y si además…”, “Aquello de…”. Esos dichosos puntos suspensivos que hacen que haya que estrujarse las neuronas para intentar averiguar qué te habrán querido decir, no solo hacen perder el tiempo, corren el riesgo de no lograr el objetivo de la comunicación que, por supuesto, es que te entiendan.

Así que expresa claramente lo que quieres decir. Al pan, pan y al vino, vino.

Antes de enviar un audio, pregunta

Respecto a los mensajes de audio la mayoría de personas se divide en dos grandes grupos: quienes los odian (”haters”) y quienes los adoran (”lovers”).

Si es la primera vez que necesitas enviar un mensaje de audio a una persona porque te resulta más cómodo, como no sabes si pertenece a uno u otro grupo, pregúntale directamente: ¿Puedo enviarte un audio?

Según su respuesta, se lo envías o le dices que entonces luego le escribirás. Puedes explicarle que como hay gente que los odia, siempre prefieres preguntar antes. Te percibirán como una persona considerada con los demás.

Importante: no envíes audios kilométricos. Breves, al punto y en un solo audio.

Recuerda que los mensajes son más rápidos de leer que de escuchar, por lo que es preferible que escribas. Más aún, si la persona es de las que están siempre ocupadas.

En grupos de trabajo, utiliza mensajes directos

Los grupos de trabajo son fantásticos para estar bien coordinados con los involucrados en un proyecto. Sin embargo, a veces se envía a todo el equipo una consulta que, en realidad, va dirigida a una sola persona convirtiéndose en una distracción innecesaria para los demás.

En estos casos, siempre es mejor enviar un mensaje directo a la persona involucrada. De esta manera el grupo será más eficiente.

Emoticonos, sí. Pero ¡cuidado!

Los emoticonos ya forman parte de nuestra comunicación escrita y tienen la gran virtud de indicar el matiz de intención que tenemos en un mensaje.

Por ejemplo, si escribimos: “No tienes consideración”

El receptor no sabe si estamos molestos, si lo estamos insultando o si es una broma.

Pero al añadir un emoticono de risa, se reconoce enseguida la intención jocosa de la expresión.

Sin embargo, hay que tener mucho cuidado con el uso de emoticonos porque puede resultar muy poco serio y pesado para algunas personas. Por eso, hay que ser muy prudentes e intentar emplearlos únicamente para indicar con claridad el “tono de voz” con el que hemos enviado un
mensaje o para expresar algo puntual. Por supuesto, también dependerá del grado de confianza que tengas con tu interlocutor.

Podríamos continuar con una larga lista de tips: EVITA ESCRIBIR TODO MAYÚSCULAS PORQUE CREERÁN QUE GRITAS, comunícate solo en horas de trabajo, y un largo etcétera.

La ley universal de la intercomunicación

Todos los tips se sintetizan en esta ley universal: exprésate con asertividad, empatía y sentido común, con independencia del soporte que estés utilizando.

Si lo haces así, resultarás profesional al intercomunicarte y tu empresa será mejor percibida mientras evitas alteraciones colaterales cuando envíes un “Buenos días…” ; )