Copia con Cabeza, Mejora con Inteligencia

¿Te imaginas una empresa de fotocopiadoras imitando los procesos de envío de componentes de una pequeña empresa de productos de pesca? ¿O un hospital que copió a una gran cadena de comida rápida para mejorar su servicio de urgencias? ¿O que una cafetería triunfe por el mero hecho de imitar a una cafetería vista en una película? Esto que podría ser una recopilación de casos curiosos del mundo empresarial, no son otra cosa que ejemplos de Benchmarking. Para el que aún no conozca el término, se trata del arte de copiar (en cierta medida) algunas técnicas, estrategias y métodos empleados por otras empresas (sean o no de tu competencia directa) con el fin de implantarlas de forma similar en nuestra organización, o en alguna área concreta, con el fin de mejorar.

Estamos de acuerdo en que copiar no es siempre sinónimo de mejorar, pero sí que creemos que espiar al vecino y aplicarlo a nuestro caso con matices sí ayuda, y a veces mucho.

El término fue introducido en Estados Unidos a mediados de los 80, y a raíz de ejemplos como los arriba mencionados, comenzó a extenderse a otros países y mercados. Y a día de hoy, es una técnica muy común que bien utilizada proporciona éxito a muchas marcas. Además, no se trata de copiar sólo a tu competencia, sino a aquellas empresas o personajes públicos líderes en su sector, y tratar de imitar aquellos factores de éxito que apreciemos en ellos tras analizarlos.

El Benchmarking ofrece ventajas como:

• Adiós al “siempresehizoasí”: Pocas cosas resultan más complicadas que llevar a cabo un cambio de mentalidad, un cambio de paradigma en una empresa que sigue anclada en el pasado. De modo que este tipo de análisis nos otorga los argumentos necesarios para abrir los ojos a más de uno, y poder llevar a cabo el proceso de cambio.
• Existencialismo empresarial: Es la oportunidad perfecta para que la empresa conozca su situación actual, dónde está, hacia dónde se dirige, y más importante aún, saber desde dónde parte realmente para llegar a dónde quiere.
• Cultura del “todoesposible”: Si toda la organización ve que se puede aprender de los éxitos de otros y que del primero al último, todos tienen que implicarse en el cambio, será el primer paso para mejorar la cultura empresarial, y que todos vean que siempre hay oportunidad para aprender y mejorar.

Para poder hacer un buen análisis Benchmarking es imprescindible partir de una base sólida, es decir, tener un buen conocimiento del punto de partida para poder marcar después las pautas, procesos y métricas para alcanzar los objetivos deseados. Llevar acabo un buen análisis DAFO es clave para definir nuestra situación actual, y es un método muy útil. El análisis tiene que ser lo más completo posible, de modo que no olvides hablar con tu personal, ya que ellos son los que viven el día a día, y pueden darte una información muy valiosa, incluso puntos clave que desconocías.

Generalmente, para obtener unos resultados y un trabajo profesional y efectivo, se suele recurrir a agencias y consultorías externas, con experiencia en este tipo de acciones y que siempre podrán ofrecer un punto de vista neutro y mucho más objetivo por no ser parte implicada.

Vale. Ya tienes la “foto” de tu empresa. Ahora toca hacer la del la empresa de referencia. Hoy en día existen varios tipos de análisis Benchmarkig, a saber:

1. El Autoanálisis: No, no hablamos de psicología. A veces la organización es tan grande o está tan expandida internacionalmente que entre las propias sedes o departamentos no se produce una comunicación adecuada, por lo que algunos de ellos pueden ir muy bien y otros ser un auténtico fracaso. Por ello, no es necesario irse a buscar fuera, el propio DAFO nos mostrará como fortaleza dichos puntos, y sólo tendremos que aplicar sus puntos fuertes al resto de secciones o sedes.

2. El Auténtico: El análisis más común, el que mencionamos en los ejemplos. Analizar, copiar/imitar e implementar para conseguir las mejoras que se pretenden. En este caso, la obtención de información se torna algo más compleja, ya que nadie suele estar dispuesto a compartir las claves del éxito, ni dar a conocer los puntos que le hacen destacar en un sector o área de trabajo. Por lo que al igual que en la investigación de mercados, distinguimos entre:

A) Fuentes Primarias: Obtener la información a través de empleados, clientes, proveedores o exempleados de la empresa objetivo. En este caso es mejor hacerlo bien preparados, ya que el sesgo de la información recibida puede ser muy elevado, al fin y al cabo no dejan de ser opiniones y juicios de terceras personas.

B) Fuentes Secundarias: Ésta es la parte “más sencilla”, ya que supone ir a buscar en internet, bases de datos, archivos empresariales…

3. Quid Pro Quo: Es la forma menos habitual, pero puede darse. Se trata de compartir información con una empresa de la competencia, con el fin de que ambos adquieran información para la mejora de determinados puntos o áreas de su respectiva empresa. Suele ser habitual cuando ambas no son las líderes de un mercado y buscan una especie de unión temporal para aumentar su cuota frente a terceros competidores.

4. El Comunitario: Este caso suele darse entre empresas del mismo sector que trabajan en áreas geográficas claramente diferenciadas o de diferente sector pero que presentan puntos comunes en su gestión. Por ejemplo, una empresa de suministros informáticos de una determinada población puede juntarse con otras de otras áreas geográficas y compartir información interna. O puede juntarse con otros pequeños comercios de la zona para mejorar en aspectos de gestión contable. Este caso apenas se da ya, porque con internet las barreras geográficas casi han desaparecido.

El Benchmarking es un método relativamente simple y completo que nos permite mejorar ampliamente. Así pues, fijaros bien porque hasta el más pequeño puede alcanzar el éxito y puede tener algo que enseñarnos.