Gabinete de Comunicación: Claves para que los Mass Media publiquen tus Notas de Prensa.
Te levantas, compras el periódico y allí está publicada la noticia sobre tu empresa. Enciendes la radio y el locutor está dando la información de tu nota de prensa. Al ver el telediario, tu organización otra vez es noticia. También en internet, en foros, en otros medios de comunicación. Y todos esos espacios dedicados a tu empresa no han costado ni un céntimo.
¿Es posible algo así? Lo es. Ocurre todos los días. Pero hay algunas claves fundamentales para que tu nota de prensa interese a los medios de comunicación y la difundan. Aquí te las facilitamos.
Comunicar es esencial para cualquier organización, no cabe duda. Pero si se pretende hacerlo a través de los medios de comunicación, es recomendable detenerse antes y hacer un ejercicio de reflexión.
Si la intención es enviar una información a los medios para que estos la conviertan en noticia, hemos de respetar las reglas que los rigen y actuar con responsabilidad.
En primer lugar, hay que ser objetivo, pues para hablar de las excelencias de un bien o servicio sin más existen vías como la publicidad o los soportes corporativos de la compañía (newsletter, Web, blog…). De modo que debemos analizar si verdaderamente la información que queremos difundir es susceptible de protagonizar una noticia: ¿es objetiva?, ¿es veraz?… Y, sobre todo, ¿es de interés público?
Una vez superado este primer análisis, tendremos en cuenta otros aspectos a la hora de preparar la nota de prensa y su lanzamiento tales como:
A. Respecto al texto
- Emplear una redacción cuidada y aportar un contenido completo que responda con claridad a las cuestiones quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.
- Incluir en la parte final datos de contacto para la resolución de dudas o la petición de información complementaria.
- Es aconsejable que su extensión no exceda de la página.
B. Respecto a las imágenes que pueden complementarla
- Se aconseja acompañar el texto de imágenes que, de publicarse junto a éste, le otorgarán un mayor protagonismo al ocupar en conjunto un espacio mayor.
- Las fotografías han de ser de calidad, tanto por su resolución como por el encuadre, y un máximo de dos o tres (para cantidades mayores, es aconsejable ofrecer un enlace).
- En los casos en los que se envíe más de una imagen, incluir tomas verticales y horizontales para permitir más flexibilidad a la hora de maquetar la noticia.
- Identificarlas con un pie explicativo (que puede incluirse al final de la nota de prensa) facilita la labor tanto del maquetador como del redactor.
- Los logotipos de la propia compañía, de partners u otros pueden incluirse en la nota de prensa pero no es aconsejable enviarlos como imágenes anexas.
C. Respecto al envío de la misma
- No lanzar varias notas a la vez ni muy próximas en el tiempo. Es recomendable que medien al menos dos semanas entre un envío y el siguiente.
- En ningún caso debe saturarse a los medios, máxime si las notas no aportan información de gran relevancia.
- Hacer llegar la nota a la dirección correcta es esencial (tanto si se trata de correo electrónico como postal) y dirigirla a la persona adecuada también. Normalmente, deben dirigirse al responsable de la sección que proceda o al redactor jefe pero conviene telefonear previamente a cada medio para determinarlo.
- En el caso de los periódicos diarios, es preferible enviarla antes de las 12.00 horas del mediodía para que pueda incluirse en la edición del día siguiente.
- El día del lanzamiento y los posteriores, la persona designada para responder a las posibles demandas de información y/o realizar declaraciones debe estar disponible.
Con todo ello, la decisión de incluir la información estará en manos de la dirección de cada
medio por lo que el envío de notas de prensa no garantiza en ningún caso la publicación de las mismas. Sin embargo, aplicando estas claves, tienes muchas más probabilidades de que se conviertan en noticia.
