Qué hacer en ”la previa” de las videoconferencias de empresa para asegurar su éxito

“Je, je, je… no encuentro el informe… je, je, je…son las cosas del directo, je, je, je…”.

“¿C-mo? ¿No sm oye-e-e-e? pe-p-p-rooo ¿m-m-m v-een?”.

“JaHoKarTodPrus… …–Habla tú. –No, no, está bien, habla tú primero…”.

¿Te suena algunas de estas circunstancias (o peores) en una videoconferencia? Claro que sí.

Si a esto le sumamos la pérdida de tiempo y los papelones que muchas veces se generan por no dominar aún esta herramienta a la que el coronavirus nos ha sometido sin piedad, la cosa puede convertirse en un remake del camarote de los hermanos Marx.

La buena noticia, es que hay una forma sencilla de anticiparse a todos estos problemas y que este tipo de reuniones sean fructíferas.

La clave está en los 7 puntos de “la previa”

Demasiado a menudo se convoca una videconferencia a determinada hora y los participantes entran directamente sin tener en cuenta los 7 puntos previos a su conexión.

1. Definir: objetivo, estructura y moderador

Si no tenemos muy claro el propósito de una videoconferencia, podemos caer en el error de divagar sobre diferentes cosas y no avanzar para lograr lo que se buscaba al convocarla.

También es importante definir la estructura que tendrá: primero veremos esto, luego esto otro, esto de más allá y finalmente aquello. Por lógico que parezca, muchas veces no se sabe el “guión” que tendrá la reunión, convirtiéndose en un tiempo poco productivo.

Igual de importante, es que haya una persona que sea la responsable de moderar el flujo de la reunión. Será quién inicie la reunión o de paso a quién haya de hacerlo, gestionará el orden de intervenciones si fuese necesario, velará porque se vaya avanzando correctamente para alcanzar el objetivo de la reunión y, finalmente, la concluya y desconecte a todos.

2. Comprobar la documentación

Si en el transcurso de la reunión se deben mostrar informes, gráficos, vídeos, bocetos, etc. es esencial que se tengan localizados y abiertos previamente para que, al compartir pantalla, se acceda de inmediato a lo necesario.

3. Ponte a punto antes de conectar

¿Te ha pasado? De pronto te conectas y ves que alguien está peinándose, pintándose los labios, mirándose los dientes, arreglándose las gafas frente a la cámara como si fuese un espejo.

¡¡¡Nooooops!!! Arréglate antes de conectarte. Aunque te parezca que estás solo, es muy probable que haya otras personas que ya estén dentro con su cámara y audio desconectado pero viendo qué hacen los demás.

4. Ilumina tu rostro

Que se vea bien tu rostro, es esencial para que los demás te vean bien y comuniques adecuadamente.

Lo más simple y rápido, es situarte frente a una luz que ilumine tu rostro de la forma más homogénea posible. Puede ser una fuente de luz artificial o natural, pero frente a ti.

No le des la espalda a una fuente de luz potente (foco, ventana, etc.) porque tu rostro quedará en sombra creando un incómodo contraluz, muy molesto para el resto de los asistentes.

Evita situarte muy cerca de una pared, porque las sombras que se proyecten a tu espalda darán una imagen extraña de ti.

5. Cuida el fondo

¿Sabías que el 60% de las personas se distraen observando lo que hay en el fondo de los otros participantes? A ver, a ver… ¿qué libros tiene? ¿cómo tiene la decoración? ¡Ah! mira ese cuadro.

Lo ideal es que te sitúes en un lugar que resulte un tanto neutro, como una pared lisa (alejándote lo suficiente para que no proyecte sombras, como vimos antes). Si no tienes nada así, ordena el fondo para que distraiga lo menos posible.

6. Avisa a quienes estén contigo

Si existiera un “papelómetro”, esta sería la causa que se lleva la palma. Se ha hecho célebre el caso del profesor que, en plena videoconferencia en directo con la BBC News, aparecieron sus dos pequeños retoños campando a sus anchas y la madre desesperada entrando a retirarlos ante la sorprendida y divertida mirada de miles de espectadores.

O el caso de aquella esposa que pasó en traje edénico al salir de la ducha. O el amable novio que ofrecía café vestido con un original calzoncillo estampado en florecillas. En fin, si no quieres que algo así te pase… AVISA que estarás en videoconferencia.

7. Prueba vídeo y audio

Todas las plataformas de videoconferencias tienen la posibilidad de revisar previamente que el audio y el vídeo funcionen correctamente. PRUÉBALOS ANTES DE ENTRAR.

Si puedes utilizar un micro de solapa, mucho mejor. Tanto porque se te escuchará mejor, como porque los micrófonos grandes te podrían tapar parte del rostro dando una sensación extraña a los demás.
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Si repasas estos 7 puntos en “la previa”, tus videoconferencias serán mucho más productivas, proyectarás una imagen más profesional de ti y de la organización a la que representes y, además, te evitarás unos cuantos disgustos y papelones. En resumen, te asegurarás su éxito.