7 Pasos para hacer formularios increíbles con Google Forms

¿Necesitas conocer la opinión de tus clientes? ¿Quieres medir su nivel de satisfacción y no sabes cómo? ¿Quieres obtener feedback sobre contenidos, productos o servicios? ¿Vas a crear un evento y no sabes cómo crearlo y gestionar las inscripciones? Pues hoy te vamos a dar la clave para poder hacer todo esto y más.

Google Forms es otra más de las herramientas gratuitas del ecosistema del gigante de California que te permitirá hacer todas estas cosas y algunas más. Es muy sencilla y rápida de usar, y los resultados que te dará pueden ser de mucho valor para tu empresa.

Cómo usar los formularios (versión reducida)

Para crear uno sólo tienes que entrar en la página de formularios de Google, hacer click en el cuadro “En blanco”, y abrirás un formulario nuevo.

Ahora ya podrás editarlo y darle formato. Tienes hasta 300 elementos de contenido para añadir: preguntas, descripciones, vídeos, imágenes… Incluso puedes dividirlo en hasta 75 secciones diferentes.

Para crear un cuestionario sólo has de seguir estos pasos: Ir a Formularios de Google, hacer clic en el signo Más, haz clic en Configuración, después haz clic en Cuestionarios y luego Convertir en un cuestionario. Y después, haz clic en Guardar.

Difúndelo para que lo rellenen los usuarios que deseas. Recopila sus respuestas y podrás analizarlas para extraer las conclusiones.

Si, lo sabemos, es una forma muy reducida de explicarlo. Pero tranquilo, ahora es cuando viene lo bueno.

7 Pasos para hacer un formulario increíble

Paso 1: Crea un formulario. Realmente puedes hacerlo desde varios sitios, no sólo desde Forms. También puedes crear uno desde Google Drive y desde Hojas de Cálculo de Google.

Una vez tengas el documento abierto, completa los campos de tu formulario. Tienes que poner el título del formulario, una descripción y redactar las preguntas.

Paso 2: Elige bien las preguntas. Google te ofrece diferentes opciones de pregunta en función del tipo de respuesta que busques. Para poder verlas, sólo has de ir al desplegable que hay a la derecha. Cada pregunta es completamente personalizable y tienes diferentes opciones.

Para abrir las opciones haz clic en “Varias opciones” y se desplegará una barra con diferentes opciones:

• Respuesta corta: muy útiles para conseguir datos básicos como nombre, apellidos, correo electrónico, etc.
• Párrafo: la perfecta si quieres que los usuarios hagan comentarios y observaciones.
• Varias opciones: Cuando vayas a limitar el número de respuestas entre las que tienen que elegir.
• Casillas: para marcar la/s casilla/s que el usuario considera que encajan con su respuesta.
• Desplegable: cuando quieras añadir diferentes respuestas desplegables.
• Escala lineal: muy útil para conseguir valoraciones numéricas sobre un tema, calificándolo por ejemplo del 1 al 5.
• Cuadrícula de varias opciones: muy parecido a la escala lineal, pero en este caso con una tabla. Se suele usar para conseguir una valoración compleja que incluya diferentes aspectos.
• Cuadrícula de casillas: similar a la opción anterior, pero aquí con casillas de verificación.

Paso 3. Customízalo con imágenes y vídeos. Un cuestionario puede ser un tanto aburrido y no captar el interés de quien tiene que rellenarlo si se encuentra con una retahíla de preguntas y ya está. Por eso Google nos ofrece una opción interesante para maquillar un poco nuestro formulario, incluir fotos y vídeos que lo hagan más atractivo.

Para ello, solo tienes que ir a la barra lateral del documento y pinchar en el tipo de archivo que quieres incluir. Puedes subir imágenes desde tu ordenador, desde una url o desde Google imágenes. Y los vídeos pueden venir desde YouTube haciendo una búsqueda o insertando la url.

Paso 4. Las secciones, una buena forma de evitar el agobio. Un formulario de Google con varias preguntas puede llegar a espantar a los que vayan a rellenarlo. Así que una estructura que facilite la navegación del usuario mediante la división en secciones te será de gran ayuda. Sólo tienes que ir “Añadir secciones” e ir estructurando tu cuestionario con tantas secciones como creas necesario. Una división por temáticas suele ser una buena opción.

Paso 5. Adáptalo a la imagen de tu marca. Para ello tienes que ir al símbolo de pintura que hay en la parte superior, hacer clic y se abrirá una pestaña nueva con varias opciones para elegir. Podemos personalizar:

• El encabezado: seleccionando uno entre diferentes temas o incluso subir una imagen desde nuestro ordenador. La mejor opción para añadir la imagen de nuestra marca.
• Color del tema: puedes escoger entre varios colores.
• Color de fondo: eligiendo el que mejor se adapte a tu formulario y cabecera.
• Estilo de fuente: pudiendo elegir entre diferentes tipos de letra.

Paso 6. Adecéntalo para que se vea perfecto. En la parte superior, al lado del botón de personalizar el tema, tienes también los iconos de:

• Vista previa: esta opción resulta muy útil para ir viendo cómo queda tu formulario.
• Configuración: aquí podrás ver 3 pestañas:
  • General: para marcar si quieres recopilar direcciones de email, programar aviso de recibo en caso de envío, limitar el número de respuestas por persona o permitir al encuestado editar su respuesta después de enviar.
  • Presentación: aquí podrás activar o desactivar 3 opciones: la barra de progreso, el orden aleatorio de las preguntas y mostrar el enlace para enviar otra respuesta.
  • Cuestionarios: y con esta opción activada, podrás asignar puntuaciones a las preguntas y habilitar la evaluación automática.

Paso 7. Pasa a la acción, envía tu formulario. Una vez lo tengas listo (y revisado, muy importante), solo te queda enviarlo a aquellos usuarios de quienes deseas recibir su respuesta.

Aquí se abrirán cuatro opciones:

• Email: pon el mail, el asunto, le mensaje que quieras añadir y adjunta el formulario.
• Enlace: también puedes copiar el enlace y enviarlo por otra vía como Whatsapp o incluirlo en tu blog, por ejemplo.
• Insertar HTML: Si quieres incluirlo en tu web mediante código, puedes insertarlo copiando el que te ofrece aquí Google Forms.
• Redes sociales: Y, por último, tienes la opción de compartirlo por Facebook o Twitter si buscas darle mucha más difusión.

De hecho, puedes utilizar una o varias formas para enviar el formulario Google.

Y ya está hecho el trabajo difícil, ahora sólo te queda esperar y recopilar todas las respuestas de los usuarios. Y para verlas puede hacerlo a través de la pestaña con el mismo nombre. Aquí Google te muestra los resultados de forma agregada y de forma individual, según te interese.

Google Forms es una herramienta muy potente, tanto para una marca personal como para cualquier tipo de empresa, y permite obtener y analizar datos de tu público objetivo de forma rápida y eficaz. Ahora que ya sabes cómo usarlo, te animamos a sacarle todo el partido posible.>