Razones por las que el email no es una vía efectiva de comunicación en una empresa
¿Te comunicas dentro de tu empresa a través de emails? ¿Tus empleados dependen del email para comunicarse y colaborar en los proyectos? ¿Estas comunicaciones quedan enterradas en interminables hilos de email con muchos “Responder a todos”? Si en algún caso has contestado
que sí, es posible que ya hayas sufrido en más de una ocasión y hayas llegado a la conclusión de que no es la mejor vía de comunicación diaria que realizamos en el trabajo.
Esto no quita que sea una herramienta muy útil de cara a la comunicación con terceros o con clientes, aunque no siempre.
Vamos a analizar algunos puntos que refuerzan nuestra postura.
La sobrecarga del correo electrónico
Se envían miles de millones de email al día. Hay estudios que indican que un trabajador medio recibe un promedio de 122 emails cada día de los cuales sólo un 30-40% tiene información relevante. Esto provoca que muchas veces pasemos cosas importantes por alto o que borremos cosas por equivocación.
Tiempo perdido
El McKinsey Global Institute descubrió que el empleado medio pasa 13 horas a la semana revisando, leyendo y respondiendo correos electrónicos, lo que consume el 28% de la semana laboral. Además, estas horas no son seguidas sino que se distribuyen a razón de unas 25 veces por hora. Si añadimos el hecho de que tardamos en centrarnos un minuto aproximadamente después de ver el email, la pérdida de tiempo en estos procesos es exagerada.
No está hecho para la colaboración
El email no se creó para ser una herramienta colaborativa, y sin embargo hay muchas empresas que lo utilizan así. Tanto gestión de incidencias, proyectos, y otras tareas se realizan de esta manera.
Con todos los programas especializados para este tipo de actividad –como Clickup, Monday, Basecamp, entre otros– resulta un poco absurdo seguir utilizando el email con este fin. Es verdad que hay cientos de programas de gestión de proyectos y esto puede ser algo confuso a la hora de decidir cuál encaja mejor con tu organización.
No está hecho para las conversaciones en tiempo real
Si no estaba pensado para colaborar en proyectos, menos lo está para una conversación en tiempo real. Esto provoca cientos de malentendidos y obliga a estar pendiente en exceso de esa esperada contestación que sabemos que llegará pronto. Para esto, igual que para la gestión de los proyectos, existen muchos programas que nos ayudan en esta línea como Slack, Hangouts, Skype, entre otros.
Los trabajadores sin escritorio no utilizan el correo electrónico
Un porcentaje alto de los trabajadores a nivel internacional no trabajan en un escritorio. Cuando se sientan en un ordenador en su casa, entre toda la basura que reciben, se les hace complejo estar conectados con la empresa por este medio.
Garantizar que los trabajadores sin puesto de trabajo reciban comunicaciones internas es crucial para mantenerlos informados y comprometidos. Una empresa descubrió que las tasas de retención y el rendimiento laboral mejoraron en gran medida cuando dejaron de enviar información por correo electrónico y cambiaron a un método “mobile-first” que los empleados ya estaban utilizando.
No es Mobile-First
El email no está pensado para dispositivos móviles. Es cierto que los podemos consultar pero se hace bastante pesado ver emails y contestarlos desde un móvil. Los trabajadores que no tienen escritorio suelen estar en movimiento o tienen que resolver problemas en el momento frente a los clientes y no pueden navegar a través de interminables correos electrónicos para encontrar la información que necesitan. Y cuando requieren una respuesta rápida, no van a obtenerla a través del correo electrónico.
No hay confirmación de recepción
No puedes saber si el destinatario ha recibido el email. Esto hace que departamentos como recursos humanos no sepan nunca si algo llega a todos los trabajadores o no. Al final todo se puede escusar en un “Oh, no sé. No he recibido ese email” Repositorio de contenido ineficaz Otro punto que seguro que nos ha liado a más de uno, es cuando hemos tenido que buscar algo que ha sucedido hace tiempo. ¿Cuánto tiempo tardamos en encontrar aquel email que nos enviaron hace 4 meses acerca de un trabajo X? Está demostrado que perdemos muchas horas al mes en buscar en nuestras bandejas de entrada.
Seguridad
Hoy en día sigue sin escucharse mucho sobre la seguridad online pero se conoce que el 60% de las empresas pequeñas y medianas son obligadas a cerrar después de sufrir un ataque grave. Es un valor que asusta lo suficiente como para tenerlo muy en cuenta. Si a esto le sumamos que el email suele ser uno de los principales métodos de entrada en nuestro sistema, es importante que minimicemos la comunicación por este medio en pro de sistemas más seguros y eficaces. Sorprendería conocer la cantidad de empresas que han sido hackeadas por un email que un trabajador abrió y reenvió el virus a todo su empresa.
Esperamos que estas razones refuercen la idea de eliminar el email como método de comunicación interna en tu empresa. Si necesitas ayuda en esta complicada tarea, estaremos encantados en ayudarte y proponerte herramientas de primer nivel que le ayuden a tu organización a ser más efectiva.
